Pengertian, Jenis, Manfaat Dan Tujuan Dokumentasi Secara Lengkap

Dokumentasi yaitu sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan menyebarkan macam dokumen. Salah satu caranya yaitu dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi tersebut sanggup berupa karangan atau tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan lain sebagainya. Dengan kata lain pengertian dokumentasi secara umum yaitu suatu acara untuk melaksanakan pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen terhadap suatu perihal tertentu.

Pengertian, Jenis, Manfaat Dan Tujuan Dokumentasi Secara Lengkap

Para hebat menunjukkan pengertian dokumentasi sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterkaitan dan keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan. Oleh lantaran itu, sehingga lalu dokumen tersebut sangat penting keberadaannya.

Adapun fungsi dari dokumentasi, yaitu:

1. Untuk menunjukkan informasi terkait isi dokumen bagi pihak-pihak yang memerlukan
2. Sebagai penjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang dimuat dalam dokumen
3. Menjaga biar dokumen tidak rusak
4. Sebagai alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen
5. Sebagai alternatif penyimpanan dan evakuasi fisik serta isi dokumen

Pengertian dokumentasi selanjutnya yaitu berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) yang menjelaskan bahwa dokumentasi yaitu pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; derma atau pengumpulan bukti dan keterangan menyerupai gambar, kutipan, kliping, dan materi rujukan lainnya.

Selanjutnya berdasarkan Ensiklopedia Britania, menjelaskan bahwa dokumentasi yaitu pengawasan dan penyusunan biografi dengan menggunakan alat-alat menyerupai indeks, inti sari, dan esai, selain sanggup juga menggunakan cara tradisional biar informasi tersebut isa di capai. Yang terakhir yaitu berdasarkan FDI (Federation International de Decomentation) mengartikan dokumentasi yaitu proses mengumpulkan dan menyebar dokumen-dokumen dari semua jenisnya perihal semua lapangan pekerjaan manusia. Tujuan dilakukannya acara dokumentasi yaitu untuk mendapat keterangan pengetahuan serta bukti. Dokumentasi berperan sebagai unit pelayanan dalam bidang dokumentasi, sebagai media penerbit suatu jurnal publikasi, alat dasar dalam menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah, untuk mengembangkan sistem pengelolaan dokumen, dan lain sebagainya. Kegiatan dokumentasi dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan bahan-bahan, mencatat isi dokumen, pengolahan dokumen, produksi dokumen, penyajian dan penyebarluasan dokumen dan menyimpan dan menjaga dokumen tersebut.

Pentingnya suatu kejadian tidak akan penting lagi, bila tidak memenuhi syarat dokumentasi sebagai pembuktian. Dokumentasi menjadi suatu yang sangat penting bagi pribadi maupun suatu organisasi perusahaan. Sebagaimana fungsinya, dokumentasi sanggup menyelamatkan posisi Anda dalam suatu tuduhan yang tidak menyenangkan. Ataupun sanggup dijadikan alat untuk menjatuhkan orang lain. Pada umumnya dokumentasi dimiliki oleh banyak sekali macam lembaga. Dokumentasi terdiri kedalam beberapa jenis, diantaranya:

Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

• Dokumen literer, seperti: buku, majalah, dan film
• Dokumen korporil, seperti: patung, fosil dan lain sebagainya
• Dokumen privat, menyerupai surat niaga, surat dinas, laporan

Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

• Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang dipakai secara pribadi dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Jenis Dokumen Menurut Jenisnya

• Dokumen fisik, yaitu dokumen fisik berupa berkas surat-surat.
• Dokumen intelektual, mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

Jenis Dokumen Menurut Dokumentasi

• Dokumen Primer, seperti: paten penelitian, laporan, disertasi.
• Dokumen Sekunder, pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
• Dokumen Tersier, seperti: buku, teks panduan literatur.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

Menurut Paul Otlet, pengertian dokumentasi yaitu acara khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, inovasi kembali dan penyebaran dokumen.

Encyclopedia Britanica

Menurut Encyclopedia Britanica, pengertian dokumentasi yaitu semacam pengawasan dan penyusunan bibliografi yang menggunakan alat-alat menyerupai indeks, sari karangan dan isi bibiliografi disamping menggunakan cara tradisioanl “klasik dan katalogisasi”, untuk menciptakan informasi itu sanggup dicapai.

Federataion Internationale De Decomentation

Menurut Federation Internationale De Decomentation (FID), pengertian dokumentasi yaitu “documentation c’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine” (mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia).

KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), pengertian dokumentasi yaitu pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; derma atau pengumpulan bukti dari keterangan menyerupai gambar, kutipan, guntingan koran, dan materi rujukan lain.

 

Ensiklopedia Britania

Menurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi yaitu pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat menyerupai indeks, inti sari dan esai, selain sanggup juga menggunakan cara tradisional supaya informasi tersebut sanggup tercapai.

Wikipedia

Menurut Wikipedia, pengertian dokumentasi yaitu sebuah cara yang dilakukan untuk menyedikan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya.

Fungsi dan Tujuan Dokumentasi

Fungsi Dokumentasi

Adapun fungsi dokumentasi yaitu:

1. Memberikan informasi mengenai isi dokumen bagi yang memerlukan
2. Menyiapkan alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen
3. Menyimpan dan menyelamatkan fisik seta isi dokumen
4. Menjaga dokumen dari kerusakan
5. Menyiapkan isi dokumen sebagai materi penelitian para ilmuwan
6. Mengebangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
7. Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi yang termuat dalam dokumen

Tujuan Dokumentasi

Tujuan dilakukan acara dokumentasi yaitu untuk mendapat keterangan dan penerangan pengetahuan serta bukti.

Peranan Dokumentasi

Adapun kiprah dokumentasi bagi suatu organisasi yaitu:

1. Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
2. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
3. Menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah
4. Mengembangkan sistem pengolahan dokumen
5. Menerbitkan dan mengembangkan katalog pengembangan ilmu pengetahuan

Kegiatan Dokumentasi

Adapun acara atau kiprah dokumentasi yaitu:

1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan.
2. Mencatat dokumen.
3. Mengelolah dokumen.
4. Memproduksi dokumen.
5. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen.
6. Menyimpanan dan memelihara dokumen.

Jenis-Jenis Dokumen

Terdapat banyak sekali macam jenis dokumen, berikut selengkapnya:

Jenis Dokumen Berdasarkan Kegiatannya

1. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan, contohnya seperti: Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.
2. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli, contohnya seperti: cek, nota, kwitansi
3. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi mengenai informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan, contohnya menyerupai Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah

Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1. Dokumen literer, yaitu dokumen yang ada lantaran dicetak, ditulis, digambar, atau direkam
2. dan biasanya dokumen ini dikumpulkan di perpustakaan). Contohnya seperti: buku, majalah, dan film
3. Dokumen korporil, yaitu dokumen berupa benda bersejarah. Biasanya dokumen ini dikumpulkan di museum. Contohnya seperti: patung, fosil dan lain sebagianya
4. Dokumen privat, yaitu dokumen berupa surat atau arsip dan biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contohnya menyerupai surat niaga, surat dinas, laporan

Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

1. Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang dipakai secara pribadi dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Terdapat 3 jenis dokumen dinamis yaitu dokumen dinamis aktif (dokumen yang dipakai terus menerus), dokumen dinamis semiaktif (dokumen yang sudah menurun), dan dokumen dinamis inaktif (dokumen yang jarang digunakan).
2. Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak dipakai secara pribadi dalam pekerjan kantor.

Jenis Dokumen Menurut Sifatnya

1. Dokumen tekstual, yaitu dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
2. Misalnya seperti: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain sebagainya.
3. Dokumen nontekstual, yaitu dokumen yang berisi beberapa teks contohnya menyerupai peta, grafik, gambar, rekaman dan lain sebagainya.

Jenis Dokumen Menurut Jenisnya

1. Dokumen fisik, yaitu dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana dan lain sebagainya. Dengan kata lain, dokumen fisik berupa berkas surat-surat.
2. Dokumen intelektual, yaitu dokumen yang mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

Jenis Dokumen Menurut Dokumentasi

1. Dokumen Primer, yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai hasil penelitian orisinil atau pribadi dari sumbernya. Contohnya seperti: paten penelitian, laporan, disertasi.
2. Dokumen Sekunder, yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
3. Dokumen Tersier, yaitu dokumen yang berisi informasi perihal literatur sekunder, contohnya seperti: buku, teks panduan literatur.